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Un travail précis, sur des documents qui comptent
Depuis 2015, OZIE VÖR intervient sur les fonds documentaires d’entreprises et d’administrations : des dossiers du personnel, des actes, des pièces comptables, des archives techniques. Ce sont des documents dont dépendent des droits, des paiements, des décisions.
Y travailler demande de la méthode et de la constance. En retour, on y apprend un métier qui ne s’improvise pas.
Des chantiers chez le client, des centres de traitement à Brazzaville et à Pointe-Noire.
Les missions
Ce que vous ferez
Un travail qui laisse une trace
Un fonds documentaire remis en ordre, c’est une administration qui retrouve un dossier en quelques minutes au lieu de quelques jours. Le résultat de votre travail est visible et mesurable, tout de suite.
Deux villes, des chantiers variés
Les équipes travaillent depuis Brazzaville et Pointe-Noire, dans nos centres de traitement et chez les clients. Les contextes changent souvent : une banque, un ministère, un port, un cabinet. Peu de journées se ressemblent.
Des méthodes qui s’apprennent
Plans de classement, durées de conservation, chaînes de numérisation, paramétrage de GED, contrôle qualité. Ce sont des savoir-faire précis, transmis par les personnes qui les pratiquent, sur des cas réels.
La confidentialité comme réflexe
Nous manipulons des documents qui ne nous appartiennent pas : dossiers du personnel, actes, pièces comptables, données de santé. Les règles de discrétion et de traçabilité font partie du métier dès le premier jour.
L’environnement
Où et comment on travaille
Les équipes sont basées à Brazzaville et à Pointe-Noire. Une partie du travail se fait dans nos centres de traitement, où arrivent les fonds à trier, à conditionner et à numériser. L’autre partie se fait sur site, chez le client, quand les documents ne peuvent pas sortir de ses locaux.
Le travail est organisé par chantiers, avec un responsable qui suit l’avancement et fait le lien avec le client. Les méthodes sont écrites : un plan de classement, une procédure de contrôle qualité, une règle de nommage se discutent, se valident, puis s’appliquent de la même façon par toute l’équipe. C’est ce qui permet à plusieurs personnes de traiter un même fonds sans qu’il devienne incohérent.
Les journées ne se ressemblent pas d’un chantier à l’autre. Un fonds bancaire, un fonds hospitalier et des archives portuaires ne posent ni les mêmes questions de classement, ni les mêmes contraintes de confidentialité.
La discrétion fait partie du travail. Ce qui est lu pendant un chantier ne sort pas du chantier. C’est une règle simple, rappelée dès l’arrivée, et elle n’a pas d’exception.
Ce qu’on y apprend
Des savoir-faire qui se transmettent sur le terrain
Le classement et la description
Construire un plan de classement qui tient, coter un fonds, rédiger un instrument de recherche que quelqu’un d’autre saura utiliser dans dix ans.
Les durées de conservation
Distinguer ce qui se garde, ce qui s’élimine, ce qui se verse, et savoir justifier chaque décision au regard des obligations de l’organisation.
La chaîne de numérisation
Préparer des documents fragiles, régler une numérisation de production, contrôler la qualité d’un lot, indexer pour que le fichier soit retrouvable.
Les systèmes documentaires
Paramétrer une GED, reprendre des données existantes, accompagner des utilisateurs qui n’ont jamais quitté le papier.
La conduite de chantier
Estimer un volume, tenir un planning, rendre compte de l’avancement à un client, réagir quand le fonds réel ne ressemble pas à ce qui avait été annoncé.
La confidentialité en pratique
Manipuler des dossiers du personnel, des pièces comptables ou des documents médicaux avec les gestes et les règles qui vont avec.
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